Informativa Privacy Whistleblowing

NOTA INFORMATIVA


"WHISTLEBLOWING" ex D.lgs 24\2023




Il D.lgs 24/2023 prevede che i dati personali delle persone segnalanti o coinvolte a vario titolo nella segnalazione siano trattate secondo quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 del 27 Aprile 2016 "Regolamento generale sulla protezione dei dati" (brevemente qui di seguito "GDPR") e dal Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 "Codice della privacy" e s.m.i. i quali prevedono che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti, delle liberta' fondamentali, nonche' della dignita' dell'interessato.
Per questi motivi Le vengono qui fornite, quale Interessato del trattamento, ai sensi degli artt. 5 e 13 e 14 del Regolamento e del Codice sopra citati, le seguenti informazioni che descrivono come saranno trattati i Suoi dati personali .



1 - FINALITA'' E MODALITA' DEL TRATTAMENTO

I Suoi dati personali verranno trattati esclusivamente per la finalita' di gestione della segnalazione ex D.lgs 24\2023 da Lei esperita o che la vede coinvolta a vario titolo (ad es. nel ruolo di segnalante, persona informata dei fatti, responsabile dell'illecito etc...). In particolare tali dati saranno utilizzati per svolgere le necessarie attivita' istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonche', se del caso, adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.
I dati personali saranno trattati anche con strumenti informatici (ad esclusione di procedimenti decisionali unicamente automatizzati e\o profilazione) attuando idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalita' per cui vengono gestiti.



2 - DESTINATARI, DIFFUSIONE DEI DATI E CATEGORIE DI DATI

Le societa' C.E.I.A S.p.a. e CEIA S.r.l., ai sensi dell'art 4 c. 4 del Dlgs. 24\2023, condividono il canale di segnalazione interna e la relativa gestione, pertanto destinatario dei dati relativi ad entrambe le societa' menzionate sara' il Responsabile dell'Ufficio Legale (uff. ULE). Esso sara' l'unico ricevente delle segnalazioni, salve eventuali sostituzioni o nuovi incarichi che verranno comunicati agli Interessati coinvolti previa pubblicazione
L'identita' della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui puo' evincersi, direttamente o indirettamente, tale identita' non possono esser rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi della normativa sulla tutela dei dati personali, salvi casi di legge.

Le categorie dei dati personali trattati saranno:
  • dati personali c.d. "di contatto\comuni" (nome, cognome, ruolo lavorativo etc.),
  • dati personali c.d. "particolari" (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all'art. 9 GDPR) qualora eventualmente contenuti nella descrizione della segnalazione
  • di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all'art. 10 GDPR) qualora eventualmente indicati nella segnalazione.

Nell'ambito degli eventuali procedimenti penali derivanti dalla segnalazione, l'identita' della persona segnalante e' coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del codice di procedura penale.
Nell'ambito dell'eventuale procedimento disciplinare derivante dalla segnalazione, l'identita' della persona segnalante non puo' essere rivelata ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell'identita' della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sara' utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identita'.
E' dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati nell'ambito del procedimento disciplinare, nonche' nelle procedure di segnalazione interna ed esterna quando la rivelazione della identita' della persona segnalante e delle informazioni relative alla sua identita' sono indispensabili anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
I Titolari del trattamento tutelano l'identita' delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Tenuto conto della normativa di riferimento si precisa che le basi giuridiche del trattamento sono:
  • il trattamento dei dati "comuni\di contatto" si fonda sull'obbligo di legge a cui e' soggetto i Titolari del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR);
  • il trattamento di dati "particolari" si fonda sull'assolvimento di obblighi e sull'esercizio di diritti specifici dei Titolari del trattamento e dell'Interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b), GDPR);
  • il trattamento di dati relativi a condanne penali e reati, tenuto conto di quanto disposto dall'art. 10 GDPR, si fonda sull'obbligo di legge a cui e' soggetto i Titolari del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR).


3 - NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO DEI DATI

Al fine della gestione della segnalazione secondo le tutele e le modalita' previste sensi del D.lgs 24\2023 i suoi dati identificativi riportati nel Modulo delle Segnalazioni devono essere forniti obbligatoriamente.



4 - TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI

Il Titolare tramite il ricevente della segnalazione effettua un'attivita' istruttoria preliminare della segnalazione. Se a seguito dell'attivita' svolta ravvisa elementi di manifesta infondatezza ne dispone l'archiviazione. Nel caso, invece, il ricevente ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione, trasmette la stessa, priva dei dati del segnalante, alle direzioni aziendali di riferimento dei Titolari attenendosi alle decisioni ed istruzioni da quest'ultime fornite nella soluzione del caso cui alla segnalazione. I dati personali vengono conservati per la durata della definizione della segnalazione e di eventuali procedimenti da essa derivanti, e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all'articolo 12 del D.lgs. 24/2003.



5 - DIRITTI DELL'INTERESSATO

Le comunichiamo inoltre che agli effetti della normativa indicata:
  • Per i dati relativi a soggetti cui alla societa' C.E.I.A. S.p.a.: Titolare del Trattamento e' C.E.I.A. S.p.a. con sede in Strada Prov. di Pescaiola n.54, Civitella in Val di Chiana, Viciomaggio, 52041 Arezzo (IT), P.IVA 00308150515.
  • Per i dati relativi a soggetti cui alla societa' CEIA S.r.l.: Titolare del Trattamento e' CEIA S.r.l. con sede in Strada Prov. di Pescaiola n.54, Part. IVA 00865790513, Civitella in Val di Chiana, Viciomaggio, 52041 Arezzo (IT).

Lei potra' chiedere, tramite l'indirizzo mail utilizzato per la segnalazione, di esercitare i diritti cui agli articoli del GDPR nn. 15 (Diritto di Accesso), 16 (Diritto di rettifica), 17 (Diritto alla cancellazione), 18 (Diritto di limitazione del trattamento), 19 (Obbligo di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento), 20 (Diritto alla portabilita' dei dati), 21 (Diritto di opposizione), nei limiti di quanto previsto dall'articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 (Limitazioni al diritto dell'interessato).